为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
一、归档范围
公司的规划、年度计划、经营情况、人事档案、会议记录、决定、协议、合同、项目开、竣工资料、通知、对外申请且有回复的文件、证件资料、等一切具有参考价值的工程资料。
二、档案管理职责
1、档案管理人员要及时进行归档资料的收集和整理，以保证档案资料归档的及时性。
2、档案管理员要保证文献资料的完整性、安全保密性和查找便利性。
三、资料的收集与整理
1、资料归档实行“日常归档”、“季度归档”及“年度归档”制度。
(1)“日常归档”资料包括：协议、合同、会议记录、证件(文件)资料、公司发文等。
(2)“季度归档”资料包括：各子公司项目竣工资料(图)等。归档时间为每年的3月份、6月份和9月份。
(3)“年度归档”资料包括：年度计划、公司规划、人事档案等。归档时间为每年的12月份。
2、在档案资料归档、管理期，公司各部门各个人员应积极配合和支持档案员的工作。
3、凡应该及时入档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门及子公司收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的`文件必须把原件存入档案室。
5、档案管理员根据相关归档方法实施档案归档整理和分类。
四、档案的借阅
(一)公司内部人员的借阅和移交
1、对于移交给档案员的资料，移交人必须签字，否则视为未移交，如未签字而档案发生遗失时，追究移交人责任;
2、对于向外借阅的资料，档案员必须要求借阅人签字，如未签字而档案发生遗失时，追究档案员的责任。
3、必须保持在公司内部至少有两套完整的图纸(一套用于公司内部使用，一套用于公司外部使用)。
(二)公司外单位或人员借阅
原则上，不允许外来人员或单位借阅档案资料。确属工作需要借出的，必须由公司相关人员带领办理《档案外借申请表》(附件1)，有必要时每份收取100-1000元不等的押金，相关人员负连带担保责任。如有押金押金，押金于档案资料完好归还时退还。
借阅档案资料的个人和单位必须爱护档案，保持整洁，不得拆散、涂改、勾画。注意安全保密。对丢失、损坏档案者追究相关责任。
五、档案的销毁
1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2、对失去保存价值的档案，由档案管理人员提出鉴定销毁申请报告和清单，交部门领导审核并征得公司领导同意后方可销毁。申请报告和清单永久保存。
3、在销毁公司档案资料时，必须由部门领导指定专人监督销毁过程。
本制度自发布之日起生效并执行。
本制度最终解释权归新疆光大山河房地产开发有限公司所有。
