国际货运代理的英文为“THE FREIGHT FORWARDER”各国对之称谓各不相同，有通关代理行、清关代理人、报关代理人、等。在我国名称也不统一，但通常称之为“货运代理人”，“国际货物运输代理企业”或简称为货代。尽管国际货运代理业有深远的历史渊源，但到目前为止，国际上没有公认的统一的定义，但一些权威机构的工具书以及一些标准交易条件中对其都有一定的解释。
联合国亚太经社理事会的解释是：按照通常的理解，货运代理代表其客户取得运输，本身并不起承运人作用。货运代理在不同国家以不同名称为人们所了解，成为关税行代表人、清关代理人、关税经营人，海运与发运代理人。
国际货运代理协会的定义是：货运代理是根据客户指示，并为客户的利益而揽取货物的人，其本身并不是承运人，货运代理可依这些条件，从事与运输合同有关的活动，如储货、报关、验收、收款。
美国《船务和货运代理业务词典》的解释是：货运代理是准备航运单证、安排舱位、投保并办理关税手续以取得费用的商业组织，有些航运代理人也是发货代理人，组织货物在港口与商人、制造商的营业地之间的集中、交付和运输。
美国《1984年航运法》以及《1998年远洋航运改革法》（第三节第17条A款）中对远洋货运代理人的定义是：在美国，代表托运人通过公共承运人和订舱或其他舱位安排将货物从美国发运出去的人，以及为这些缮制单证或从事有关活动的人。
中国最早对货运代理给予明确定义的是外经贸部1992年7月13日颁布的《关于国际货物运输代理行业管理的若干规定》。此项行政法规所下的定义是：国际货物运输代理是介于货主于承运人之间的中间人，是接受货主或承运人的委托，在授权范围内办理国际货物运输业务的企业。1995年6月29日国务院批准颁布的《中华人民共和国国际货物运输代理行业管理规定》给予了明确定义：国际货运代理是指接受进出口收货人、发货人的委托，以委托人的名义或以自己的名义，为委托人办理货物运输及相关业务并收取服务报酬的行业。
从上述定义和解释可以看到，货运代理的定义基本上可以分为两类，一类是广泛定义的形式（如中国），即货运代理人不仅以代理人身份出现，同时也以运输合同当事人身份出现，另一类是严格定义的形式（如美国），即货运代理仅作为代理人出现，美国将货运代理严格限制在代理人位置上，是与美国独树一帜的无船承运人制度相配套的。
在实践中货运代理对其所从事的业务，正在越来越高的程度上承担承运人的责任，即已经更多地充当了合同的当事人，以货代自己的名义安排属于发货人或委托人的货物运输。多数国际货运代理企业拥有自己的运输工具用来从事货代业务，包括签发多式联运提单，甚至开展物流业务，这时的货运代理人已具有承运人的性质。尤其当货运代理履行多式联运合同时，作为货运代理的标准交易条件就不在适用了。他的契约义务受他所签发的多式联运提单条款的制约，此时货运代理已成为无船承运人，也将像承运人一样作为无船多式联运经营人承担所负责运输货物的全部责任。
